Bakanlık Personeline İlişkin Ödemelere Esas Veriler Güncellenmiyor

Sayıştay 2021 Dış Denetim Raporları yayımlandı. Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığında tespit edilen bir bulgu hayli dikkat çekici. "Personel ödemelerine ilişkin veriler KBS'de güncellenmiyor."

Sayıştay, Bakanlığın Personel Yönetim Sisteminin, güncel mevzuat değişiklikleri ve süreçte gelişen taleplere göre güncellenirken, personel maaşlarının bu sistemin içine dahil edilmediğini belirtti. Raporda "Bakanlıktaki memurlar ve sözleşmeli personel ödemeleri Maliye Bakanlığının Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) içinde takip edilmekte olup, PYS’de güncellenen verilerin KBS'de güncellenmemesi sonucu yersiz, fazla ve/veya eksik ödemeler ortaya çıkmaktadır." denildi.

İşte Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığına yönelik dış denetim raporuna dair bulgu:

BULGU 14: Bakanlık Personeline İlişkin Ödemelere Esas Verilerin Güncellenmemesi

Bakanlık tarafından, personel ödemelerine ilişkin verilerin takip edildiği Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sisteminde (KBS) yer alan Bakanlık personeline ilişkin bilgiler güncellenmemektedir

Bakanlık personelinin özlük bilgileri Personel Yönetim Sistemi (PYS)’nde takip edilmektedir. Personel Yönetim Sistemi, Bakanlık merkez, taşra, döner sermaye ve yurtdışı teşkilatında çalışan memur (4/A), sözleşmeli (4/B) ve işçi (4/D) personeli kapsamaktadır.

Ayrıca özel hizmet alımı, ek ders karşılığı ve gönüllü çalışan bilgileri de Kadrosuz Personel menüsünde ayrıca tutulmaktadır. Personel Yönetim Sistemi içinde, kimlik bilgileri, hizmet süreleri, özlük, askerlik, ödül, ceza, hizmet cetveli, açığa alma bilgileri, atama, terfi bilgileri gibi Bakanlık personeline ait tüm bilgiler modül kapsamında takip edilmektedir. PYS, Kuruma giriş yapan bir personelin ilk atamasından, kurumdan herhangi bir sebeple ayrılmasına kadar geçen süreçteki tüm verileri ve iş akışlarını yerine getirmektedir. Ayrıca, personelin çeşitli sebeplerle yaptığı yer değişiklikleri, unvan değişiklikleri, derece ve kademe değişiklikleri, kadro tahsisleri sicil hareketleri halinde tutulmaktadır.

Personel Genel Müdürlüğü bünyesinde Atama, Kadro, Özlük, Terfi, Emeklilik ve Disiplin Ana Menüleri ile ilgili şube çalışanlarınca iş ve işlemler yürütülmektedir. Kadro verileri Kadro Menüsü ile İl, Unvan, Pozisyon ve Derece olarak tutulmaktadır. Ancak, Personel Yönetim Sistemi, güncel mevzuat değişiklikleri ve süreçte gelişen taleplere göre güncellenirken, personel maaşları bu sistemin içine dahil edilmemiştir. Bakanlıktaki memurlar ve sözleşmeli personel ödemeleri Maliye Bakanlığının Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) içinde takip edilmekte olup, PYS’de güncellenen verilerin KBS'de güncellenmemesi sonucu yersiz, fazla ve/veya eksik ödemeler ortaya çıkmaktadır. 

Yapılan denetimlerde, örneklem olarak seçilen illerde, yabancı dil tazminatında 5 yıllık sürelere dikkat edilmediği ve/veya yabancı dil belge süresi bittiği halde bazı personele ödeme yapıldığı, kişilerin terfilerinin yapılmasına rağmen dereceye bağlı olan özel hizmet tazminatı oranı ve ek gösterge puanlarının ve kadro derecelerinin güncellenmediği, daha yüksek bir kadro derecesine atanmasına rağmen kişilerin ödemeye esas derecelerinin ilerletilmediği, eğitim durumunu gösteren kodların yanlış veya eksik girildiği durumlar görülmüştür. 

Bakanlık, KBS ile PYS arasında entegrasyon bulunmadığından ödemelere ilişkin işlemde PYS kontrolü ve güncellemelerinin gerekliliğini belirtmiştir. Hazine ve Maliye Bakanlığının Kamu Bilgi Sistemi ile Bakanlık Personel Yönetim Sisteminin entegrasyon çalışmalarına ilişkin gerekli görüşmelerin Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü ile birlikte gerçekleştirileceği belirtilmiştir.

Bakanlık tarafından, personel ödemelerine ilişkin verilerin takip edildiği KBS Sisteminde yer alan Bakanlık personeline ilişkin ödemeye esas bilgilerin, PYS bilgi sistemindeki verilerle eş zamanlı olarak güncellenmesi gerekmektedir.